Kā izvēlēties grāmatvedības sistēmas piegādātāju?

Kā izvēlēties grāmatvedības sistēmas piegādātāju?

Mūsdienās grāmatvedība jau sen vairs nav tikai darbs ar papīriem. Gandrīz viss ir digitalizēts un grāmatvedis savu darbu veic tieši datorā, izmantojot konkrētas grāmatvedības programmas. Protams, mazie uzņēmumi var uzskaiti veikt kaut vai parastās teksta ievades programmās, kas piedāvā iespēju veikt dažādus aprēķinus, taču nopietnākiem uzņēmumiem ir nepieciešamas daudz nopietnākas sistēmas. Mūsdienās pieejamo grāmatvedības sistēmu skaits ir gandrīz bezgalīgs. Tās ir ļoti atšķirīgas, tāpēc, uzņēmējam varētu rasties, problēmas, ar piemērotas grāmatvedības uzskaites sistēmas atrašanu. Šeit būs daži padomi, kas šo uzdevumu varētu padarīt mazliet vienkāršāku.

1. Izvēlieties pēc ražotāja

Kā jau tika minēts, grāmatvedības programmas ir ļoti dažādas un tās ir veidojuši ļoti atšķirīgi programmētāji vai programmēšanas uzņēmumi. Ir gan tādas programmas, ko ir uzprogrammējis kāds students sava diplomdarba ietvaros, gan arī tādas, ko ir programmējusi, veidojusi un izstrādājusi starptautiski pazīstama kompānija, kurā darbojas vairāk nekā 1 000 profesionālu programmētāju un citu darbinieku. Protams, ir arī ļoti daudz programmu, kas atrodas kaut kur pa vidu, tomēr tā kā runa ir par uzņēmuma finansēm, vajadzētu izvēlēties tiešām uzticamu programmas ražotāju, nevis ņemt bezmaksas programmu, vai lētāko, ko var atrast.

2. Pārliecinies, ka sistēmai ir nākotnes perspektīvas

Grāmatvedība strauji attīstās, līdz ar to, ir svarīgi izvēlēties grāmatvedības sistēmu, kurai ir izstrādāts attīstības plāns un kura visu laiku tiek pilnveidota. Tas ir ļoti būtiski, jo sistēma bez jebkāda attīstības plāna ātri vien novecos un tad, būs vai nu jāstrādā ar sistēmu, kas nav konkurētspējīga un nepiedāvā nekādas modernas iespējas, vai arī regulāri jāiegādājas jaunas sistēmas, kas nebūs efektīvi, jo grāmatvežiem visu laiku būs jāmācās no jauna strādāt ar pilnīgi atšķirīgām programmām.

3. Uzzini, kas programmu uztur

Ļoti būtiski ir zināt, kas programmu uztur un vai vispār tai ir garantēta jebkāda uzturēšana. Ja jūs par sistēmu maksājat, tai vajadzētu būt kompānijas vai programmētāja atbalstam, taču ir būtiski arī zināt, cik tas ir drošs un pieejams. Ja sistēmu uztur viens vienīgs programmētājs, uzturēšana noteikti nebūs efektīva. Ja jums ir svarīgi, lai ar programmu vienmēr viss būtu kā nākas, izvēlieties tādu, kuru atbalsta un uztur kompānija ar vairāku programmētāju komandu, kas strādā efektīvi.

4. Pārliecinieties, ka sistēma atbilst likumdošanai

Iespējams viens no būtiskākajiem nosacījumiem ir tieši sistēmas atbilstība LR likumdošanai, ja vēlaties to izmantot ne vien uzņēmuma iekšējām vajadzībām, bet arī nodokļu grāmatošanai un saziņai ar valsts institūcijām un finanšu iestādēm. Sistēma, ko atbalsta likumdošana ļaus, piemēram, iegrāmatot neatskaitāmo PVN reprezentācijas izdevumiem un nodrošinās elektronisku datu apmaiņu ar Latvijas elektronisko norēķinu sistēmām.

5. Uzziniet, vai tā ir mākoņprogramma

Mūsdienās jaunākā tendence programmatūrām ir mākoņpakalpojumu izmantošana. Tas nozīmē, ka uzņēmējam nav programma jāuztur pašam uz sava servera, bet gan programma darbojas tiešsaistē. Tas ir izdevīgi gan tāpēc, ka nav nepieciešamības pēc ļoti jaudīgām ierīcēm, sistēmas lietošanai, gan arī to ir vieglāk uzturēt programmas pārvaldītājiem. Protams, ja jūs šādām sistēmām neuzticaties, varat arī izmantot tradicionālo programmatūru, kas tiek uzinstalēta uz servera.